Mtu wa kisasa analazimishwa kuwa na barua pepe. Bila hivyo, haiwezekani kujiandikisha katika miradi anuwai ya mtandao, kuunda akaunti kwenye mitandao ya kijamii na kuongoza maisha kamili ya biashara. Ambapo kuna mtiririko mkubwa wa habari, lazima kuwe na sheria za kudumisha utaratibu.
Je! Umewahi kujaribu kuhesabu barua pepe ngapi zinafika kwenye kikasha chako kila siku? Wakati mwingine idadi yao ni zaidi ya mia, na hii sio kikomo. Ni dhahiri kabisa kwanini ni ngumu kupata barua muhimu sana katika mtiririko kama huo wa habari. Je! Unawezaje kuweka mambo kwa mpangilio katika barua yako na epuka marudio ya machafuko haya baadaye?
Mzizi wa shida
Barua pepe ni kituo cha mawasiliano cha kawaida ambacho habari zinaendelea kubadilishana katika mazingira ya kitaalam. Tunapokea arifa, nyaraka za mradi, ankara za malipo, mawasiliano ya washirika wa biashara wa baadaye, nk kwa barua pepe yetu. Machafuko katika barua pepe huleta fujo kichwani: huwezi kukusanya maoni yako, kumbuka data muhimu, ni rahisi kusahau kitu, ni ngumu kupata kitu …
Kwa hivyo ukosefu wa wakati na kuwashwa rahisi. Kwa nini usichukue barua pepe yako mara moja na kisha uiweke kila wakati? Niniamini, ni raha kufanya kazi na barua kama hizo!
Kuweka mambo kwa mpangilio
Pata tabia ya kuchagua barua zinazoingia katika vikundi: kazi, kibinafsi, burudani, ya kupendeza, n.k. Unaweza hata kuanza kupanga herufi kwa jina la mwisho ikiwa unahitaji. Hakikisha kutumia lebo za kawaida za huduma yako: alama alama kama muhimu, ziweke na nyota na ishara zingine tofauti. Usiache barua pepe zisizo za lazima kwenye saraka ya jumla - ziweke alama mara moja kuwa "taka". Pia hainaumiza kujiondoa kutoka kwa barua zisizo za lazima.
Jifunze kufanya kazi na vikundi vya barua. Onyesha tu idadi fulani ya barua zilizopokelewa zilizo na sifa zinazofanana na uzipeleke kwa saraka tofauti, zifute au uziweke alama. Hii inasaidia kutatua shida ya kuchanganyikiwa katika mtiririko mkubwa wa barua pepe zinazoingia.
Unapopokea barua pepe muhimu, lakini hautaweza kujibu mara moja, watie alama na lebo tajiri zaidi ya kawaida: wakati ujao unapoanza barua, utaziona kwanza na kuzijibu. Ikiwa haufanyi hivi mara moja, basi barua muhimu zitapotea kati ya zingine, na utamwacha mtu huyo au hatakuwa na wakati wa kufanya jambo muhimu.
Kuna barua ambazo hazina maana kuhifadhi wakati wote. Ikiwa unajua kwa hakika kwamba barua iliyopokea ni barua taka, basi ifute mara moja, bila hata kuifungua. Vinginevyo, utajikwaa kila wakati, na kupoteza wakati kusoma tena kichwa. Kwa ujazo wa herufi moja, utatumia sekunde chache, lakini wakati ziko nyingi, kupoteza muda kunageuka kuwa dhahiri.
