Wafanyakazi wa ofisi mara nyingi wanapaswa kutuma barua kwa faksi. Kesi zinaweza kuwa tofauti kabisa, lakini ni nini cha kufanya ikiwa unakabiliwa na shida kama hiyo kwa mara ya kwanza na haujui kabisa jinsi ya kutuma barua kwa faksi.
Maagizo
Hatua ya 1
Tunga barua yako katika MS Word, ukitumia kiolezo ambacho unaweza kutumia katika MS Publisher kuongeza nembo ya kampuni. Tumia MS EXEL ikiwa unahitaji kutunga na lahajedwali la faksi. Ikiwa utatuma picha, lazima wawe na ugani wa.jpgG.
Hatua ya 2
Jihadharini kuwa saizi ya barua wastani ambayo inaweza kutumwa kwa faksi ni ukurasa wa A4. Fonti inayohitajika ya uandishi ni angalau saizi ya uhakika 10. Kwa sababu hii, ni bora kuweka mawazo yako yote kwenye karatasi moja ili usilazimike kutuma habari kwenye kurasa nyingi.
Hatua ya 3
Sema habari zote wazi na kwa ufupi. Katika barua ambayo utatuma kwa faksi, andika tu kile kitakachokuwa muhimu na cha kupendeza kwa mtazamiaji wako. Ikiwa, kwa mfano, ombi maalum limetumwa kwako, jibu haswa, bila kuachana na mada, nk.
Hatua ya 4
Usiingize picha ndogo au michoro kwenye barua, zinaweza kufifia, na kwa sababu hiyo, anayeandikiwa atapokea maoni hasi tu juu yako au kampuni yako. Hakikisha kuingiza anwani yako, nambari ya simu / faksi, au habari zingine za mawasiliano mwisho wa ujumbe.
Hatua ya 5
Chapisha barua yako. Chunguza hati hiyo kwa ubora wa kuchapisha, inapaswa kuwa nzuri, herufi zote zinapaswa kuwa wazi na sio blur ili mpokeaji aweze kufanya maandishi. Ukipata mapungufu yoyote, sahihisha na uchapishe barua hiyo tena.
Hatua ya 6
Fungua tray ya kulisha hati kwenye faksi. Kawaida iko nyuma ya mashine. Ingiza barua yako uso chini. Ikiwa una karatasi nyingi, angalia ikiwa mashine yako ya faksi inasaidia utumeji mwingi, ikiwa sio hivyo, italazimika kuingiza kila karatasi kando.
Hatua ya 7
Subiri beep, mashine inapaswa kuchukua karatasi. Piga nambari ya faksi ya mpokeaji wako. Subiri majibu kwenye upande mwingine wa waya.
Hatua ya 8
Jitambulishe na onyesha kwamba ungependa kutuma faksi. Bonyeza kitufe cha "Anza" pamoja na mtazamaji (Kawaida wanasema: "Anza"). Faksi itatumwa ikiwa hatua zote zimekamilika. Usibadilishe bomba hadi karatasi ipite kupitia mashine.
Hatua ya 9
Bonyeza kitufe cha "Mawasiliano" na ueleze ikiwa barua yako imetumwa kwa mwandikiwa (ikiwa faksi imepita). Ikiwa ubora wa kuonyesha ni duni, jaribu hatua zote tena.
